Viele Betriebe versuchen, den Traum vom papierlosen Büro zu verwirklichen. Wie die Bezeichnung bereits verrät, geht es hier darum, möglichst wenig auszudrucken, und alle Daten digital abzuspeichern. Eine Frage, die sich viele in diesem Zusammenhang stellen, ist: „Wie realistisch ist es wirklich, komplett ohne Papier auszukommen?“.

Das Ziel, das hiermit erreicht werden soll, ist klar. Wer weniger ausdruckt, verbraucht weniger Papier und dementsprechend auch weniger Ressourcen. Aber leidet hierunter nicht der Geschäftsalltag? Und welche Möglichkeiten gibt es, das papierlose Büro vielleicht auch zu realisieren? Die folgenden Abschnitte helfen dabei, dieses spannende Thema gegebenenfalls noch ein wenig besser einzuordnen.

Egal, ob im Zusammenhang mit geschäftlichen Verträgen, mit Urkunden oder anderen offiziellen Dokumenten: Es fällt schwer, sich vorzustellen, dass all das in Zukunft wegfallen könnte. Auch diejenigen, die sich vorgenommen haben, das papierlose Büro im Idealfall zu 100 % zu realisieren, stellen schnell fest, dass sie in gewissen Bereichen an ihre Grenzen stossen.

Aber selbstverständlich spricht nichts dagegen, im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Papier zu verzichten. Damit einer übersichtlichen Struktur der (dann meist etwas geringeren) Anzahl an Dokumenten nichts im Wege steht, braucht es jedoch ebenfalls ein passendes Ablagesystem. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Premium Sideboard aus Metall? Auch hier ist es wichtig, keine Kompromisse einzugehen, um die hohen Anforderungen, die beispielsweise vonseiten des Finanzamts gestellt werden, zu erfüllen.

Mittlerweile haben bereits viele Unternehmen für sich erkannt, dass es durchaus möglich ist, sich den Arbeitsalltag auf Basis einer umfassenden Digitalisierung zu erleichtern. Wer sich beispielsweise auf der Suche nach einer bestimmten Akte befindet, muss deren Namen häufig nur noch in eine Suchmaske eintragen. Ähnlich verhält es sich mit Personaldaten, Urlaubsanträgen und weiteren Details.

Damit die Vorteile, die mit der Digitalisierung verbunden sind, auch bis ins Detail genutzt werden können, ist es natürlich wichtig, mit Hinblick auf den Bereich der Sicherheit keine Kompromisse einzugehen. In vielen Unternehmen sorgt entweder ein einzelner Mitarbeiter oder eine komplette Abteilung dafür, dass sowohl die gesetzlichen als auch die unternehmensinternen Vorgaben berücksichtigt werden.

Aufgrund der Tatsache, dass Dokumente nicht mehr ausgedruckt, sondern lediglich eingespeichert werden, haben viele Firmen die Chance, Lagerplatz, und dementsprechend auch Kosten, einzusparen. Grundsätzlich sollte der Weg zum weitestgehend papierlosen Büro jedoch als Prozess angesehen werden, der mal mehr, mal weniger voranschreitet. Das Projekt sollte auf keinen Fall vom Geschäftsalltag ablenken oder zu Overthinking führen.

Unabhängig davon, was möglicherweise in ein paar Jahrzehnten realistisch werden wird: Zum aktuellen Zeitpunkt erscheint das papierlose Büro nicht zu 100 % umsetzbar zu sein. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es nicht möglich wäre, als Unternehmen seine eigenen Strukturen zu hinterfragen und sich zu überlegen, wie es gegebenenfalls möglich sein kann, die Umwelt zu schonen.

Hierbei wäre es falsch, von Standardlösungen auszugehen. Denn: Jede Firma ist individuell und verfügt dementsprechend über individuelle Möglichkeiten, das Thema Umwelt weiter voranzutreiben.

Wer sich jedoch einmal die Mühe macht und sich fragt, ob bestimmte Akten wirklich ausgedruckt werden müssen oder ob es nicht ausreicht, sie am PC anzeigen zu lassen, erkennt schnell, dass das papierlose Büro nicht mit Verzicht verbunden sein muss. Wie so oft ist es häufig an der Zeit, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden und somit den eigenen Horizont zu erweitern.

Oder anders: Genau das, was viele Unternehmen bereits im Bereich der Produktgestaltung praktizieren, kann auch auf den allgemeinen Umgang mit Papier übertragen werden. Häufig reicht ein Blick über den Tellerrand, um zu erkennen, dass die vorherige Vorgehensweise vielleicht nicht falsch, aber eben auch nicht optimal war.

Wer sich auf der Suche nach Inspirationen rund um das weitestgehend papierlose Arbeiten befindet, kann sich oft auch an digitalen Nomaden orientieren. Vor allem diejenigen, die ihren Arbeitsort oft wechseln, setzen vornehmlich auf die Speicherung von Daten … zum Beispiel in einer sicheren Cloud.